Prozesssteckbrief

Eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Einführung von Prozessmanagement ist die nachvollziehbare Dokumentation und Ablage der Prozesse. Notwendig ist dafür eine weitgehend einheitliche Struktur zur Beschreibung der Prozesse. Um schnell einen Überblick über einen Prozess zu erhalten, ist es sinnvoll, die wesentlichen Informationen zusammenzufassen. Die Prozessplattform Sachsen bietet hier die Möglichkeit, diese Kerninformationen in einem „Steckbrief“ zu dokumentieren.

Ein Prozessteckbrief beschreibt einen Prozess über seinen Namen hinaus mit wichtigen Informationen, ohne dabei den Prozess im Detail zu modellieren. Im Prozesssteckbrief können qualitative und quantitative Informationen hinterlegt werden, die den Prozess genauer beschreiben, auffindbar machen und Gruppierungen und erste Auswertungen ermöglichen.

• Klärung von Zuständigkeit: Auflistung aller Prozesse, für die eine konkrete Organisationseinheit (z.B. das Einwohnermeldeamt) verantwortlich ist
• Priorisierung / Auswahl: Identifikation von Prozessen für eine Detailmodellierung (bspw. aufgrund ihrer Häufigkeit oder der politischen Relevanz)
• Zielgruppen-Fokus: Suche nach allen verwaltungsinternen Prozessen, d. h. sowohl Auftraggeberin oder Auftraggeber, als auch Leistungsempfangende des Prozesses sind interne Organisationseinheiten
• Schnittstellenklärung: Verweis auf einen anderen Prozess, der infolge des aktuellen Prozesses ausgelöst wird
• Die langfristige Nutzung für ein organisationsweites Prozessmanagement wird ermöglicht