Prozessmanagement-Projekte stellen Prozesse zur Nachnutzung bereit
Durch verschiedene Aktivitäten auf Landes- und kommunaler Ebene konnte in den vergangenen Wochen und Monaten eine Vielzahl von Steckbriefen und Prozessmodellen zur Prozessbibliothek Sachsen hinzugefügt werden. Gerade Kommunen profitieren von umfangreichen Organisationsgrundlagen.
Bereits seit Bestehen der Prozessbibliothek Sachsen werden von den Netzwerk-Teilnehmern in unregelmäßigen Abständen Inhalte bereitgestellt. So finden sich Vorlagen aus Einzel- und Kooperationsprojekten von Hochschulen und Kommunen, aber auch aus Prozessuntersuchungen bei verschiedenen Landeseinrichtungen. In den vergangenen Wochen und Monaten konnten aus verschiedenen vom SMI geförderten Projekten weitere Prozesssteckbriefe und -modelle ergänzt werden.
Aus dem Projekt „Innovationskommune Sachsen 2014 – 2016“ wurden insgesamt über 700 Prozesse, darunter auch zwei Prozesslandkarten und 74 Detailmodelle, bereitgestellt werden. Diese erstrecken sich auf den gesamten Bereich der Kommunalverwaltung und stellen damit insbesondere für Kommunen der Größenklassen 6 und 7 eine wertvolle und umfassende Grundlage für den Aufbau eigener Prozess- und Tätigkeitskataloge dar, mit denen eine nachhaltige und moderne Verwaltung Erkenntnisse über ihre eigene Organisationsqualität ableiten kann. Die Prozesssteckbriefe können in erster Linie für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Screenings beim Aufbau eines eigenen Prozess- und Tätigkeitskatalogs zum Einsatz kommen. Ein derartiger Katalog ist zumindest sachsenweit bisher einmalig und sucht in seiner Tiefe der ergänzten Informationen auch im übrigen Bundesgebiet seinesgleichen. Die hinterlegten Attribute können nach einer – mit überschaubarem Aufwand realisierbaren – Lokalisierung beispielsweise zur Identifikation von Wissensmanagement-relevanten Prozessen dienen. Auch wird die Durchführung einer Zweckkritik enorm beschleunigt, bei der aufgrund eines vollständigen Katalogs die Auftragsgrundlage der durchgeführten Tätigkeiten hinterfragt und Führungs- bzw. politische Entscheidungen zur Aufgabenwahrnehmung herbeigeführt werden können. Die bereitgestellten Prozessmodelle in den Modellierungsmethoden PICTURE-Classic und PICTURE-BPMN können direkt in die eigene Prozessplattform importiert werden. Dort können sie wie eigene Prozesse behandelt und in die vorhandene Prozesslandschaft integriert werden. Im Sinne von Prozessvorlagen können Prozessmanager so eigene Prozessaufnahmen vorbereiten und nur die lokalen Abweichungen einarbeiten oder auch die eigenen Prozesse hinsichtlich Vollständigkeit, Qualität und Verbesserungspotenzialen überprüfen.
Aus einem weiteren Projekt wurden neben drei Prozessmodellen aus dem Themenbereich „Meldewesen“ auch 14 Arbeitsabläufe aus Landkreisen, unter anderem aus den Bereichen Bauen, Haushalt und Jahresabschluss und Amtsvormundschaft bereitgestellt.
